W sytuacji kiedy zaległość w płatności za fakturę VAT przekracza ustawową ilość dni podatnik jest zobowiązany (zakup) do dokonania korekty lub ma do tego prawo (sprzedaż). W systemie został opracowany mechanizm ułatwiający śledzenie przekroczeń terminów granicznych, płatności za faktury stanowiących kategorię „Złych długów” oraz tworzenie stosownych korekt.

Z menu bocznego z sekcji Księgi wybieramy opcję Złe długi. System podpowie domyślną datę dla której przeprowadzi analizę złych długów. Datę można zmienić stosownie do potrzeb.

Informacja
Analiza odbywa się zawsze na ostatni dzień wybranego miesiąca.

Po ustaleniu terminu na jaki ma zostać przeprowadzona analiza „Złych długów” wciskamy zieloną strzałkę obok kontrolki daty. W efekcie system przedstawi listę faktur sprzedaży i zakupów, które powinny zostać poddane korekcie.

Oprócz listy faktur, które powinniśmy skorygować w oknie widoczne są 3 zakładki, które ułatwiają śledzenie faktur. Są to zakładki:

• Do korekty – ta zakładka zawiera wszystkie faktury, które podlegają korekcie. Zarówno na minus (faktury za które brak zapłaty) jak i na plus (faktury, które wcześniej zostały skorygowane na minus, a następnie uregulowane)
• Skorygowane niezapłacone – ta zakładka zawiera faktury, które zostały już skorygowane na minus i czekają na opłacenie
• Metoda kasowa – ta zakładka zawiera wszystkie faktury, dla których podatek VAT jest rozliczany metodą kasową i nie są uregulowane

Po wskazaniu kursorem symbolu KND dokumentu nastąpi aktywowanie linku, który po kliknięciu przeniesie nas do rejestru VAT w celu dokonania korekty zapisu.

W rejestrze VAT klikamy na przycisk „Sprawdź VAT i skoryguj”. W efekcie system zweryfikuje zapis i dokona stosownej korekty dodając kolejny wpis w rejestrze VAT. W zależności od przeanalizowanej sytuacji korekta zostanie zrobiona ujemna lub dodatnia i wpisana zostanie również data według której korekta powinna zostać zapisana do rejestru.

Informacja
Zaleca się stworzenie oddzielnych rejestrów dla rozliczania złych długów dla zakupów i sprzedaży. W przypadku rejestru zakupu należy utworzyć dwa podrejestry – podrejestr złych długów na minus i podrejestr złych długów na plus.

Korekta zostaje zapisana do rejestru VAT, który powinien być podpięty poprzez sekcję Deklaracje w opcji Konfiguracja do odpowiedniej pozycji deklaracji. Dzięki temu informacja o korektach z tytułu „Złych długów” zostanie umieszczona w odpowiedniej pozycji deklaracji.

System również wypełni automatycznie takie informacje jak data płatności i data zapłaty. Data płatności jest pobierana bezpośrednio z zaksięgowanej faktury z pola „Termin płatności”. Data zapłaty jest pobierana z „Daty zaliczenia” dokumentu, który jest dowodem płatności za fakturę.